Jenis - Jenis Surat

Surat merupakan media komunikasi untuk menyampaikan pesan atau informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang efisien, efektif, ekonomis dan praktis.

Secara umum, surat dibedakan menjadi 5 jenis, yaitu; surat resmi, surat pribadi, surat dinas, surat niaga, dan surat lamaran kerja. Masing-masing mempunyai pengertian yang berbeda.

1. Berdasarkan sifat surat

2. Berdasarkan wujud

3. Menurut asal

4. Menurut kegiatan

5. Menurut penyebaran

6. Menurut keamanan isi

7. Menurut proses penyelesaian

8. Menurut tujuan

1. Surat Resmi

Surat resmi digunakan untuk keperluan formal atau resmi. Tujuan dari surat resmi, yaitu untuk berkomunikasi secara formal.

Fungsi surat resmi:

- Sebagai sarana informasi mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

- Bukti tertulis dalam bentuk dokumen di mana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

- Pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan yang berisi tentang langkah-langkah kerja. 

- Alat untuk pengingat bagi penerima surat. 

- Bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.

2. Surat Pribadi

Surat pribadi merupakan surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman atau kenalan. Surat pribadi mencakup masalah kekeluargaan, atau masalah perorangan dalam sebuah instansi.

Fungsi surat pribadi:

- Sebagai bentuk untuk mengekspresikan diri.

- Sebagai sarana penyampaian gagasan atau ide bagi penulis.

- Mewakili penulis surat untuk berkomunikasi dengan pihak lain.

3. Surat Dinas

Surat dinas merupakan jenis surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat ini hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dikirimkan pada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi. 

Fungsi surat dinas:

- Sebagai pedoman pekerjaan. 

- Sebagai pengingat karena dapat dijadikan arsip bagi instansi.

- Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

- Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga

4. Surat Niaga

Surat ini merupakan surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Yang termasuk surat niaga yaitu seperti surat pesanan, surat pembayaran, penagihan, penawaran, dan promosi penjualan.

Fungsi surat niaga :

-Sebagai bukti adanya perjanjian.

-Sebagai alat pengingat untuk diarsipkan.

-Sebagai panduan menjalankan tugas.

-Sebagai alat promosi.

-Sebagai bahan pengambil keputusan.

5. Surat Lamaran Kerja

Surat ini dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah perusahaan atau instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan ini biasanya bersifat formal ataupun resmi. 

Fungsi surat lamaran kerja :

- Sebagai tanda tertulis pengajuan permohonan pekerjaan.

- Sebagai alat komunikasi.

- Sebagai bahan pertimbangan untuk kebutuhan perusahaan.